Wärmepumpen-Anfragen qualifizieren: Checkliste für SHK-Betriebe

Von Autopilot · A&M Unternehmerberatung GmbH · Stand: 24. Oktober 2026

Eine gute Wärmepumpen-Anfrage macht deutlich, was der Kunde vorhat, welche Informationen schon vorliegen und was Dein Fachberater noch prüfen muss. Diese Checkliste hilft Deinem SHK-Büro bei der Aufnahme und Übergabe. Sie enthält eine Nachrichtenvorlage und trennt die Vorbereitung des Termins von der technischen Planung.

Zuerst den nächsten Schritt klären

„Wir interessieren uns für eine Wärmepumpe“ kann eine erste Orientierung, einen geplanten Heizungstausch oder ein dringendes Problem bedeuten. Frage deshalb zunächst nach dem Anlass. Bei einer akuten Störung gehört die Anfrage in den dafür vorgesehenen Serviceablauf; eine normale Terminabfrage darf sie nicht einfach in eine Beratungswarteschlange einsortieren.

Für eine geplante Modernisierung reicht im ersten Kontakt ein kurzer Überblick. Dein Büro muss noch keine Gerätegröße bestimmen. Lege intern fest, welche Angaben für einen Rückruf genügen und welche Du vor einem Vor-Ort-Termin brauchst. „Unbekannt“ bleibt eine zulässige Antwort.

Vorhaben: vorhandene Heizung ersetzen, Neubau oder zunächst Möglichkeiten besprechen?
Projektort: Liegt das Objekt im Einsatzgebiet Deines Betriebs?
Gebäude und Ansprechpartner: Um welches Objekt geht es und wer stimmt den Termin ab?
Bestehende Heizung: Was ist aktuell eingebaut, und ist sie noch in Betrieb?
Zeitwunsch: Gibt es einen gewünschten Zeitraum oder einen konkreten Anlass?
Nächster Kontakt: Rückruf oder Besichtigung, mit welcher erreichbaren Person?

Diese Unterlagen helfen Deinem Fachberater

Für die Vorbereitung sind bekannte Gebäudedaten, der Sanierungsstand, die vorhandenen Heizflächen und Energieverbräuche hilfreich. Bitte um bereits vorhandene Angaben. Kunden sollen keine technischen Werte erraten oder Anlagen umstellen, um Deine Abfrage auszufüllen.

Notiere bei Verbrauchsangaben immer Einheit und Zeitraum. Ein Betrag in Euro lässt sich nicht ohne Weiteres wie ein Energieverbrauch behandeln. Kennzeichne außerdem, ob die Zahl aus einer Abrechnung stammt oder geschätzt wurde. So erkennt Dein Berater, worauf er sich im Gespräch beziehen kann.

Bekanntes Baujahr, ungefähr beheizte Fläche und bisherige größere Sanierungen.
Vorhandene Heizkörper, Fußbodenheizung oder eine Kombination daraus.
Verbrauch mit Einheit und Abrechnungszeitraum, soweit bereits verfügbar.
Bestehende Unterlagen zur Heizung oder Gebäudeplanung, falls vorhanden.
Noch offene Fragen und geplante weitere Arbeiten am Gebäude.

Fachliche Einordnung: FfE: Informationen zur Wärmepumpen-Fachberatung. Ordnet unter anderem Heizflächen, Sanierungszustand und Heizlast als Themen der fachlichen Prüfung ein.

Eine kurze Fotoanfrage statt einer technischen Fernprüfung

Bitte zunächst um eine zugängliche Gesamtansicht der vorhandenen Heizung und des Raums. Ein lesbares Typenschild ist hilfreich, wenn es ohne Öffnen des Geräts erreichbar ist. Eine vorhandene Außenansicht kann die Besprechung möglicher Standorte vorbereiten.

Erkläre den Zweck der Bilder: Der Berater soll sich orientieren können. Ein Foto bestätigt weder die Eignung des Aufstellorts noch elektrische Voraussetzungen. Bitte Kunden, keine Verkleidungen zu entfernen und keine sicherheitsrelevanten Arbeiten vorzunehmen. Unbeteiligte Personen oder private Unterlagen gehören nicht auf die Bilder.

Nachrichtenvorlage für eine bereits eingegangene Anfrage

Passe die Vorlage an Deinen Betrieb und den vereinbarten Kontaktweg an. Wenn eine Information schon vorliegt, frage sie nicht erneut ab. Bei einer langen Antwortliste kannst Du zunächst die ersten drei Fragen stellen und die Unterlagen anschließend ergänzen.

Guten Tag [Name], danke für Ihre Anfrage zur Wärmepumpe. Damit [Ansprechpartner] das Gespräch vorbereiten kann, helfen uns folgende Angaben: • Wo befindet sich das Gebäude? • Welche Heizung nutzen Sie aktuell, und funktioniert sie noch? • Wann möchten Sie das Vorhaben ungefähr angehen? Wenn vorhanden, senden Sie uns gern Angaben zum Gebäude, zum Heizenergieverbrauch mit Zeitraum und ein Foto der zugänglichen Heizungsanlage. Bitte nichts öffnen oder an der Anlage verändern. Unbekannte Angaben klären wir gemeinsam. Wann sind Sie für einen Rückruf gut erreichbar? Wir besprechen dann den passenden nächsten Schritt. Viele Grüße [Name / Betrieb]

So wird aus den Antworten eine brauchbare Übergabe

Speichere Antworten nicht nur als langen Chatverlauf. Eine kurze Übersicht sollte Vorhaben, vorhandene Unterlagen, offene Punkte und die nächste zuständige Person enthalten. Das folgende Beispiel ist frei erfunden und zeigt lediglich, wie sich Aussagen sauber kennzeichnen lassen.

Bereich	Beispiel für die interne Notiz
Vorhaben	Kunde möchte seine bestehende Heizung ersetzen; Beratung zur Wärmepumpe gewünscht.
Vorhanden	Baujahr laut Kunde bekannt; Heizungsfoto eingegangen; Verbrauchsabrechnung angekündigt.
Offen	Heizflächen noch unvollständig beschrieben; Aufstellort nicht fachlich geprüft.
Nächster Schritt	Fachberater ruft zum vereinbarten Zeitfenster zurück und entscheidet über die Besichtigung.

Wann die Automatisierung an Deinen Betrieb übergibt

Die Frage „Ist mein Haus geeignet?“ verlangt eine fachliche Bewertung. Bestandsaufnahme, Auslegung und Angebot sind weitere Schritte des Projekts. Aus den Antworten auf eine Anfrage allein sollte keine automatische Zusage zu Leistung, Verbrauch oder Umsetzbarkeit entstehen.

Definiere deshalb konkrete Übergaben: technische Rückfrage an den Fachberater, akute Störung an den Service, fehlende Unterlagen als offene Aufgabe. Wer sich nur orientiert, erhält einen passenden nächsten Kontakt; die Anfrage muss nicht künstlich als fertiges Projekt erscheinen.

Autopilot kann nach dem beschriebenen Produktablauf bestehende Anfragen aufnehmen, vereinbarte Rückfragen stellen, Fotos sammeln und Termine vorbereiten. Welche Fragen und Übergaben Dein Betrieb benötigt, wird für Deinen Ablauf festgelegt. Miss anschließend, bei wie vielen Gesprächen Informationen erneut abgefragt werden mussten. Das ist eine praktische Qualitätskontrolle, keine zugesicherte Zeitersparnis.

Fachliche Einordnung: dena / Gebäudeforum klimaneutral: Wärmepumpen-Realisierung im Überblick. Beschreibt die Projektphasen von der Kundenanfrage über Bestandsaufnahme und Planung bis zur Umsetzung. Die Bürovorlagen auf dieser Seite sind eigene Vorschläge von Autopilot.

Häufige Fragen

Muss der Kunde seine Heizlast vor der Anfrage kennen?

Für den hier vorgeschlagenen Erstkontakt nicht. Notiere vorhandene Unterlagen und offene Angaben. Die notwendige fachliche Ermittlung und Bewertung übernimmt der dafür zuständige Fachplaner oder Betrieb.

Soll mein Büro Anfragen ohne Verbrauchsabrechnung ablehnen?

Nicht allein aus diesem Grund. Kläre, ob die Unterlage nachgereicht werden kann oder der Berater zunächst ein Orientierungsgespräch führt. Fehlende Daten müssen sichtbar bleiben.

Kann die Vorlage automatisch eine Förderhöhe oder einen Preis nennen?

Diese Vorlage macht dazu keine Aussagen. Preise und mögliche Förderungen müssen anhand des konkreten Vorhabens und der jeweils aktuellen Voraussetzungen gesondert geprüft werden.

Der Ablauf für Deinen Betrieb

So lassen sich bestehende Anfragen für Dein Gewerk mit Autopilot vorbereiten:

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Produktangaben beziehen sich auf den beschriebenen Autopilot-Ablauf. Beispiele und Vorlagen sind keine gemessenen Kundenergebnisse. Verantwortlicher Anbieter: A&M Unternehmerberatung GmbH.