Dachanfragen aufnehmen: Checkliste vor der Besichtigung

Von Autopilot · A&M Unternehmerberatung GmbH · Stand: 26. Oktober 2026

Für eine Dachanfrage braucht Dein Büro zuerst den Projektort, einen erreichbaren Ansprechpartner und eine Beschreibung des Anliegens. Vorhandene Unterlagen und sicher aufgenommene Fotos ergänzen die Vorbereitung. Diese Checkliste hilft Dir, Kundenaussagen, unbekannte Angaben und fachlich zu prüfende Punkte getrennt an den zuständigen Mitarbeiter zu übergeben.

Zuerst klären: geplantes Vorhaben oder dringende Meldung?

Frage zu Beginn, weshalb der Kunde sich meldet: geplante Neueindeckung, Dämmwunsch, Dachfenster, regelmäßige Inspektion oder ein neu beobachtetes Problem. Notiere die Beschreibung möglichst konkret. „Seit gestern ein feuchter Fleck an der Zimmerdecke“ ist eine Beobachtung; „die Dachabdichtung ist defekt“ wäre bereits eine ungeprüfte Diagnose.

Bei gemeldeten akuten Schäden oder möglicher Gefahr endet die normale Folge aus Rückfragen und Kalenderbuchung. Übergib die Meldung über den festgelegten dringenden Kontaktweg an eine verantwortliche Person. Dein Betrieb entscheidet über das weitere Vorgehen. Ein Formular oder Chat darf dabei weder Entwarnung noch einen Einsatz versprechen, der nicht bestätigt ist.

Richte diesen Übergang vor der Automatisierung ein: Wer erhält die Meldung, wer übernimmt sie und was sagt die Eingangsbestätigung außerhalb der Erreichbarkeit? Eine Anfrage ist erst persönlich übernommen, wenn das zuständige Team dies tatsächlich bestätigt hat.

Die erste Aufnahme: sechs Fragen für Dein Büro

Die Fragen sind eine eigene organisatorische Auswahl. Du kannst sie telefonisch durchgehen oder einzeln im vereinbarten Kontaktkanal stellen. Bereits bekannte Angaben werden übernommen. Unbekannte Dachmaße oder fehlende Pläne verhindern keine Anfrage.

Wo liegt das Objekt? Projektadresse oder zunächst Ort und Postleitzahl festhalten.
Wer ist erreichbar und in welcher Rolle? Zum Beispiel Eigentümer, Verwaltung oder Ansprechpartner vor Ort; die weitere Abstimmung separat klären.
Was soll sich ändern oder was wurde beobachtet? Kundenwunsch und Anlass in eigenen Worten dokumentieren.
Ist ein konkretes aktuelles Problem gemeldet? Beschreibung und Zeitpunkt erfassen; bei Dringlichkeit persönlich übergeben.
Welche Angaben oder Unterlagen liegen schon vor? Dachform, bekannte Bau- oder Sanierungsjahre, Pläne und Fotos nur soweit vorhanden.
Welcher Zeitraum ist gewünscht und wer kann einen Besichtigungstermin abstimmen? Wunsch und zugesagten Termin getrennt führen.

Arbeitshilfe: Aufnahmebogen zum Kopieren

Kopiere den Bogen in Deinen Vorgang oder eine Tabelle. Kennzeichne bei jeder Angabe, woher sie stammt: Kundenaussage, vorhandenes Dokument oder fachliche Prüfung. Ein leeres Feld erhält „offen“. So wird aus einer ungefähren Kundenschätzung keine vermeintlich gemessene Dachfläche.

Für den ersten Kontakt reicht der Abschnitt „Aufnahme“. Ergänze die Vorbereitung, wenn die Informationen verfügbar sind. Ein vorliegender Plan wird mit seinem Stand vermerkt; er bestätigt nicht automatisch den heutigen Dachaufbau.

AUFNAHME DACHANFRAGE Vorgang / Eingang am: [Zuordnung / Datum] Projektort: [Adresse oder zunächst PLZ / Ort] Kontakt / vereinbarter Kontaktweg: [Angaben] Rolle und weitere Abstimmung: [Eigentümer / Verwaltung / offen] Anliegen in Worten des Kunden: [Beschreibung] Beobachtetes Problem und seit wann: [Angabe / keines gemeldet / offen] Dringende persönliche Übergabe: [ja / nein / Klärung nötig; an wen?] VORBEREITUNG, SOWEIT BEKANNT Gebäude / Dachform: [Kundenaussage / offen] Bau- oder Sanierungsjahr: [Angabe und Herkunft / offen] Dachfläche: [vorhandene Angabe + Herkunft / unbekannt; kein neues Aufmaß anfordern] Nutzung unter dem Dach: [z. B. bewohnt / ungenutzt / offen] Weitere Wünsche: [Dämmung / Dachfenster / PV-Abstimmung / andere] Vorhandene Unterlagen: [Dokument, Datum, Ablage / keine] Vorhandene Fotos: [Ansicht, Datum, Ablage / keine] Gewünschter Zeitraum: [Wunsch / flexibel / offen] Budgetrahmen, falls besprochen: [Kundenvorstellung / betriebliche Orientierung mit Annahmen / offen] ÜBERGABE Offene Fachfragen: [Frage, zuständige Person] Ansprechpartner und Zugang zum Grundstück: [bekannte Hinweise / offen] Nächster Schritt: [Aktion, zuständig, wann] Besichtigung: [noch abzustimmen / bestätigt mit Datum und Ort] Persönliche Übernahme bestätigt durch: [Name / noch offen]

Fotos und Unterlagen anfordern, ohne Kunden aufs Dach zu schicken

Bitte um bereits vorhandene Bilder oder eine Aufnahme vom sicheren Standort am Boden, sofern das gefahrlos möglich ist. Kunden sollen für die Anfrage weder auf eine Leiter oder das Dach steigen noch Bauteile öffnen oder lösen. Fehlende Detailbilder kommen als offene Aufgabe in die fachliche Vorbereitung.

Die BG BAU beschreibt Ab- und Durchsturzgefahren und verlangt eine fachliche Klärung von Zugang und Dachbegehbarkeit für die Arbeitsplanung. Daraus folgt für diese Bürovorlage: Kundenfotos sind Anschauungsmaterial, keine Freigabe zur Begehung. Ob und wie ein Dach untersucht werden kann, entscheidet das qualifizierte Fachteam.

Ein vorhandener Bauplan, eine frühere Leistungsbeschreibung oder ein Inspektionsbericht kann dem Betrieb helfen, gezielter nachzufragen. Fordere nur Unterlagen an, die für das konkrete Vorhaben gebraucht werden. Eine fehlende Datei bleibt als fehlend vermerkt; der Kunde muss dafür keine Untersuchung selbst durchführen.

Fachliche Einordnung: BG BAU: Oben bleiben! Kein Risiko auf dem Dach. Primärquelle zu Gefahren und fachlicher Arbeitsvorbereitung. Der Aufnahmebogen ist keine Gefährdungsbeurteilung oder Anleitung für Dacharbeiten.

Nachrichtenvorlage für eine geplante Besichtigung

Nutze den Text für eine geplante Anfrage nach der ersten Einordnung. Streiche bereits beantwortete Fragen und ersetze die Platzhalter. Für eine dringende Schadensmeldung ist die persönliche Übergabe vorgesehen.

Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Vorhaben]. Damit [Ansprechpartner] das erste Gespräch vorbereiten kann, fehlen uns noch [konkrete Angaben, z. B. Projektort und gewünschter Zeitraum]. Falls Sie schon Pläne oder Fotos haben, können Sie uns diese über [vereinbarter Weg] senden. Bitte steigen Sie dafür nicht auf eine Leiter oder aufs Dach und öffnen Sie keine Bauteile. Ein vorhandenes Bild oder eine gefahrlose Ansicht vom Boden genügt zunächst; unbekannte Angaben dürfen offenbleiben. Wir klären die offenen Punkte mit Ihnen und stimmen anschließend den nächsten Schritt ab. Eine technische Beurteilung oder ein verbindliches Angebot ist damit noch nicht verbunden. Viele Grüße [Ansprechpartner / Betrieb]

Was das Fachteam prüfen muss

Der ZVDH beschreibt beim DachCheck unter anderem die fachliche Inspektion von Dachflächen, Entwässerung, Befestigungen und Durchdringungen sowie ein Protokoll. Unser Aufnahmebogen sammelt dagegen nur Informationen für den Kontakt mit dem Betrieb. Er ersetzt einen solchen Befund nicht.

Übernimm deshalb keine Vermutung als technische Feststellung. Auch ein vollständig ausgefüllter Bogen belegt weder den Zustand des Dachstuhls noch die Eignung für eine PV-Anlage. Leistungsumfang, erforderliche Untersuchungen und verbindliches Angebot klärt der Betrieb.

Eingangsinformation	So im Vorgang festhalten	Offene Aufgabe
„Das Dach ist ungefähr 30 Jahre alt.“	Alter laut Kunde, nicht geprüft.	Vorhandene Unterlagen sichten; tatsächlichen Bestand fachlich klären.
„Oben ist ein Fleck zu sehen.“	Beobachtung, Ort und Zeitpunkt laut Kunde.	Dringlichkeit persönlich einordnen; Ursache fachlich untersuchen.
„Später sollen Solarmodule dazu.“	Zusätzlicher Planungswunsch.	Dach- und PV-Fachplanung abstimmen; keine Tragfähigkeit zusagen.
„Wir können nächste Woche.“	Zeitwunsch des Kunden.	Verfügbarkeit und Ansprechpartner abstimmen; Termin erst danach bestätigen.

Fachliche Einordnung: Zentralverband des Deutschen Dachdeckerhandwerks: DachCheck. Beschreibt den Inspektionsumfang der teilnehmenden Innungsbetriebe. Autopilot bietet damit keinen eigenen DachCheck und keine technische Zertifizierung an.

Übergabe prüfen und mit Autopilot vorbereiten

Vor der Terminabstimmung kontrolliert Dein Büro drei Dinge: Das Anliegen ist verständlich, ein Ansprechpartner ist erreichbar und die offenen Aufgaben haben einen Verantwortlichen. Die technische Vollständigkeit der Planung ist ein späterer Prüfschritt. Eine fehlende Flächenangabe wird nicht automatisch zum Ausschlussgrund.

Autopilot beschreibt für Dach- und Zimmereibetriebe einen Ablauf, der vorhandene Anfragen aufnimmt, Rückfragen stellt, Fotos sammelt und Termine aus freigegebenen Zeiten vereinbart. Die Antworten werden für Deinen Betrieb zusammengeführt. Nutze den Bogen als Grundlage, um bei der Einrichtung sinnvolle Fragen und persönliche Übergaben festzulegen.

Prüfe mit Deinem Betrieb, welche Dringlichkeitsmeldungen sofort persönlich bearbeitet werden und wer außerhalb der Bürozeiten tatsächlich erreichbar ist. Der hier vorgeschlagene Bogen ist eine Arbeitshilfe und keine Zusage, dass sämtliche Sonderfälle bereits automatisch abgedeckt sind. Fachliche Bewertungen und verbindliche Preise bleiben beim Betrieb.

Für die laufende Verbesserung notierst Du, welche Rückfragen vor Ort noch nötig waren und ob sie schon im Erstkontakt sinnvoll beantwortbar gewesen wären. Ergänze nur solche Fragen, die Deinem Team konkret helfen. Mehr Pflichtfelder allein machen eine Anfrage nicht besser.

Häufige Fragen

Welche Angaben braucht eine erste Dachanfrage?

Projektort, Kontaktmöglichkeit und eine konkrete Beschreibung des Anliegens reichen für den Einstieg. Ergänze bekannte Unterlagen, Zeitwünsche und sicher verfügbare Fotos. Unbekannte Maße und technische Details bleiben offen.

Muss der Kunde die Dachfläche selbst ausmessen?

Nein. Übernimm eine vorhandene Angabe mit ihrer Herkunft oder notiere „unbekannt“. Fordere für die Anfrage keine Dachbegehung und kein eigenes Aufmaß an. Das erforderliche Aufmaß organisiert der Fachbetrieb.

Kann das Büro anhand der Fotos ein Dach freigeben?

Nein. Fotos helfen bei der Vorbereitung, belegen aber weder Tragfähigkeit noch sicheren Zugang oder den vollständigen Zustand. Die fachliche Beurteilung bleibt beim qualifizierten Team.

Was passiert bei einer dringenden Schadensmeldung?

Der normale Fragenablauf wird unterbrochen und die Meldung an eine verantwortliche Person übergeben. Eine automatische Eingangsbestätigung ist keine Einsatzbestätigung. Die Übernahme und das weitere Vorgehen müssen ausdrücklich geklärt werden.

Der Ablauf für Deinen Betrieb

So lassen sich bestehende Anfragen für Dein Gewerk mit Autopilot vorbereiten:

Autopilot für Dach & Zimmerei

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Produktangaben beziehen sich auf den beschriebenen Autopilot-Ablauf. Beispiele und Vorlagen sind keine gemessenen Kundenergebnisse. Verantwortlicher Anbieter: A&M Unternehmerberatung GmbH.